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什么样的公司规章制度才是合法有效的?(单位、劳动者、HR必读)
劳动规章制度 496 时间:2020-10-05

公司法


用人单位的规章制度是用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和,是企业内部的“法律”。用人单位的规章制度,主要是在公司内部实行,既可以规范公司管理,也可以保障员工的合法权益。劳动规章制度的制定, 一方面是用人单位对职工的权利;另一方面是用人单位对国家的义务。企业劳动规章制度的存效与否会直接影响到惩戒权的合法性。《劳动法》和《劳动合同法》均陚予用人单位制定规章制度的权利。然而,很多公司在与劳动者发生争议后,其制定的规章制度不能被仲裁机构和法院采纳,成为一些无效的规章制度,今天,我们就来说一说,什么样的公司规章制度才是合法有效的?企业要想制定有法律效力的内部规章制度,必须满足以下4点要求:1、制定主体要适格;2、内容要合法;3、程序要合法;4、需公示告知。


一个有效的规章制度要,首先它的制定主体的适格,即规章制度的制定主体必须具备制定内部规则的法律资格。从《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条的规定来看,制定劳动规章制度的主体,是具有《劳动法》上用人主体资格的用人单位,是依法成立、独立享有民事权利和承担民事义务的企业法人组织。从该条法律规定可以看出规章制度的制定主体应当是用人单位,而不是用人单位的某个部门、或股东会、董事会、甚至法定代表人或总经理等。


实践中,公司的规章制度通常是由公司某个部门具体负责规章制度的起草的(通常是由公司人力资源部负责,也有由公司法务部或办公室负责),以部门名义发布规章制度,其制定主体是不适格的风,为避免这种风险,以公司的名义发布,这样才能保证所制定规章制度的权威性和可执行性。


一般来讲,有权代表企业制定劳动规章制度的,应在企业行政系统中处于最高层次,也就是权力决策机构、执行机构。这样才能保证劳动规章制度在企业内部具有统一性和权威性。用人单位的其他管理机构,一般不具有劳动规章制度的制定主体资格,实践中,认定代是否有制定劳动规章制度的权限,应当以企业章程或公司章程的规定为依据,否则会存在制定主体方面的法律风险问题。


(二) 内容要合法


公司制定的规章制度的内容必须合法,否则同法律相抵触的部分无效。然而劳动法并没有对合法的范围作出具体的规定,那到底规定哪些内容是合法的呢?


公司可以制定的规章制度内容非常广泛,包括了公司经营管理的各个方面。公司规章制度的内容具体可分为以下两类:


一是直接涉及员工切身利益的规章制度;一般公司的人力资源管理制度或劳动人事管理制度就是此类制度。劳动部《关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》(劳部发丨1997P38号)明文规记劳动规章制度的内容主要包括:劳动合同管理、工资支付管理、社会保险、福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他劳动管理。


二是不涉及员工切身利益的规章制度;一般公司的会计财务制度、市场开发制度、员工的招聘训制度、考核标准、晋升制度、车辆使用保管制度、财务报销制度、安全生产等方面的经营管理制度等是此类制度,这些制度不直接涉及员工切身利益,属于公司经营自主权的范围,其制定程序可以不经过民主程序。


除此之外公司的规章还得合理,公司就可以根据需要自由约定,但超出了合理的范围,也可能被认定为无效。虽然法律并没有明确规定规章制度的内容必须合理,但在司法实践中,那些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度一般是很难得到司法裁判机关的认可的。如,有些公司规章制度规定:午餐时间必须在15分钟内吃完;工作时间上厕所次数不能超过2次,迟到一分钟、吸烟一次就可以解除劳动关系等等,这类规章制度因为不合理,所以得不到司法裁判机关的认可。


判断规章制度内容是否合理,并没有统一的法律规定和标准,司法实践一般依据公平原则,以是否符合正常人一般性的评判标准,同时考虑公司的类型、规模、工作岗位的特点、员工行为的性质以及违反规章制度的次数、违反规章制度给公司造成的损失等因素综合评判规章制度是否合理。


综上所述,企业规章制度的制定不能违反所有的法律、法规和规章,包括宪法、法律、行政法规、地方法规、民族自治地方依法制定的自治条例和单行条例。公司在制定规章制度时,必须进行合法性、合理性评议和审査,以免存在规章制度无效、不能作为处理劳动争议的依据等不利后果。



(三) 程序要合法


劳动合同法明确规定:用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。规章制度制定的程序合法就是说规章制度的制定需要经过法定的民主程序。如果公司的规章制度实体内容是合法的,但没有经过法定的民主程序,则也是违法的。不能片面地认为只要内容合法即可。


在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决议应通知 劳动者。


所以,企业制定规章制度,分为两个步骤:第一步是经过职工代表大会或者全体职工通过方案和意见;第二步是与工会或职工代表平等协商确定。一般来说,企业建立了工会的,工会确定;没有建立工会的,与职工代表协商确定。这种程序,可以说是“先民主,后集中”


(四)需公示告知


实践中,一些公司在制定规章制度后,大部分劳动者都不知其内容,这显然违节制度的初衷。既然涉及到员工切身利益的规章制度需要让员工遵照执行,那首先得让员工知道规章制度的内容,所以公示告知是规章制度生效的必经条件之一。司法机关对规章制度公示告知方式的审查比较严格,若果没有员工签字确认知悉规章制度内容等能够直接证明公司已经履行规章制度的公示程序的证据,劳动仲裁机构或法院很难认可公司已经向员工履行了公示义务。虽然员工的一些违纪行为,本已达到了规章制度中解除劳动合同的条件,但员此制度为由主张规章制度未公示,公司也无法证明曾向员工公示的证据,最终导致败诉。因此,公司指定的规章制度必须公示告知的劳动者。


法律并没有明确规定公示告知的方式,一般实践中常见的公示方式有以下几种:


1、单位公告栏张贴。一些公司设置有单位公告栏,可以采用在公司的公告栏上张贴规章制度以供员工阅读,前提是员工正常上班可以接触到单位公告栏。


2、E-mail邮件通知。单位可以通过在劳动合同、入职申请书等中明确约定接受规章制度等的邮箱地址将规章制度用电子邮件发送给员工,要求员工仔细阅读并确认已经知悉规章制度的内容。


3、公司官网或OA办公系统公布。很多公司现在都在使用无纸化办公,公司可以将规章制度的内容发布在公司官网或者内部OA办公系统,方便员工随时查阅公司规章制度的内容。


4、规章制度培训。公司可以采用对员工培训的方式,来详细的讲解公司的规章制度,参与培训的员工需要签到,并记录下培训时间、地点、与会员工、培训内容等。


5、制作员工手册。公司可将涉及员工切身利益的规章制度单独汇编,取名员工手册,每个员工均发放一本,由员工本人签字确认领取了员工手册。



综上所述,单位要想拟定合法有效的规章制度,首先得由一个适格的拟定主体,规章制度的内容得即合法又合理,规章制度的通过还得通过评议和协商两大民主程序,最终规章制度要向劳动者公示,只要劳动者知悉了规章制度的内容才能对其适用。公司应当认识到规章制度作为公司的内部管理以及员工权益保护方面的重要性,拟定出合法、完善、适用的规章制度。在确保员工法定权益的情况下,降低用工风险,掌控公司的运营自主权,提高人力资源管理的效能,加强员工的积极性,创造出更谐和的劳资关系。


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